Dokument- och arkivsamordnare till Karlshamn Energi

Som Dokument- och arkivsamordnare på Karlshamn Energi blir du en viktig stödfunktion till hela organisationen med ansvar för att säkerställa en strukturerad och korrekt hantering av företagets dokument och arkiv. Du kommer även att ha nära samarbete med företagets funktion för Informationssäkerhet. En central del av uppdraget är att omsätta lagar och regelverk till tydliga och praktiska arbetssätt som fungerar i vardagen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter omfattar:

• Samordna och säkerställa dokumenthantering, diarieföring och arkivering enligt gällande regelverk. Inkluderar hantering av allmänna handlingar.
• Arbeta med och vidareutveckla företagets informationshanteringsplan.
• Säkerställa en god struktur i företagets digitala och fysiska arkiv.
• Stötta och vägleda chefer och medarbetare i frågor kring dokumenthantering och gällande rutiner.
• Förvalta och utveckla företagets ledningssystem samt vara systemförvaltare för dokumenthanteringssystemet Docunote
• Självständigt driva mindre förbättringsprojekt och även delta i interna utvecklingsprojekt.
• Utföra viss ekonomiadministration såsom fakturahantering, enklare bokföring och systemadministration.

Vi erbjuder dig en varierad tjänst i ett stabilt och samhällsviktigt företag där du får möjlighet att bidra med din kompetens och göra skillnad i det dagliga arbetet.

Vi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete med inriktning mot dokumenthantering, arkivering eller registratur. Vi ser att du har:

• Gymnasieutbildning inom ekonomi, administration eller motsvarande kompetens.
• Kompetens inom dokumenthantering, arkivering, registratur eller liknande arbetsuppgifter. Erfarenhet av dokument- och arkivhantering inom offentlig verksamhet är starkt meriterande.
• God systemvana och lätt för att sätta dig in i nya digitala verktyg.
• Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift.
• Grundläggande kunskaper inom ekonomiadministration, exempelvis fakturahantering och bokföring, är meriterande.

Som person är du självständig, initiativrik och ansvarstagande med ett naturligt driv att ta tag i frågor och föra arbetet framåt. Du är noggrann och strukturerad, men också lösningsorienterad och pragmatisk med förmågan att hitta arbetssätt som uppfyller regelverken utan att skapa onödig administration. Du har en god kommunikativ förmåga och är trygg i att föra dialoger, ge vägledning och stå för dina bedömningar. Samtidigt är du lyhörd med lätt för att skapa förtroende och goda samarbeten.

• Placeringsort: Karlshamn
• Start: Enligt överenskommelse
• Organisation: Rapporterar till Ekonomichef
• Varaktighet: Tillsvidareanställning, provanställning tillämpas
• Arbetstid: Heltid, dagtid måndag-fredag. Möjlighet till deltid från 75 % om önskas.

I denna rekrytering samarbetar Karlshamn Energi med Maxkompetens. Vid frågor kontakta Rekryteringskonsult Therese Hulte på 076-555 83 80 eller therese.hulte@maxkompetens.se. Ansökan tas emot via vår hemsida www.maxkompetens.se. Vi kommer arbeta med ett löpande urval under rekryteringsprocessen så skicka gärna din ansökan till oss snarast men med sista ansökningsdag 2/11 2026. Ansökningar via epost mottages ej pga GDPR.