Asistente Administrativo

1: Asistencia ejecutiva a Dirección General (Country Manager) y Finanzas.

• Elaborar, procesar y dar seguimiento al ciclo de órdenes de compra (PO) para proveedores de bienes y servicios.

• Dar seguimiento con el área de Cuentas por Pagar para asegurar la programación y dispersión puntual de pagos a proveedores.

• Recabar, validar y custodiar los contratos firmados de la entidad, manteniendo el archivo físico y digital actualizado.

2: Soporte Administrativo al Equipo de Cuentas y Gestión de Expositores/Afiliados

• Recibir, revisar y validar las facturas de proveedores, afiliados y ponentes ( speakers ), verificando su consistencia fiscal y entregables.

• Identificar discrepancias en cobros o facturación y coordinar su aclaración con Contabilidad y Cuentas por Pagar.

• Apoyar en la coordinación logística de sesiones virtuales y presentaciones del equipo de Account Management, gestionando agendas de reunión.

• Preparar reportes mensuales de sesiones impartidas, pagos pendientes y materiales impresos acumulados.

• Generar los reportes de envíos con documentación de soporte para el área contable (incluyendo registros de SEGMAIL).

3: Soporte a Recursos Humanos, Legal y Cultura Interna

• Apoyar en la preparación de kits de bienvenida y materiales para el proceso de Onboarding , así como agendar sesiones de inducción para nuevos ingresos.

• Coordinar la logística de talleres y sesiones de capacitación interna (convocatorias, materiales y enlaces).

• Redactar y difundir comunicados internos de oficina (cumpleaños mensuales, avisos operativos y dinámicas de integración).

• Coordinar la logística de celebraciones de cumpleaños y apoyar activamente en la organización de la comida o cena de fin de año del personal.

• Dar seguimiento al estatus de firma de contratos con clientes designados y proveedores en coordinación con Legal.

• Gestionar y registrar comprobantes de transporte corporativo (facturación de Uber.